10 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện để có chương trình hiệu quả thành công

10 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện được kiến thiết xây dựng và đúc rút lại sau nhiều năm tổ chức những chương trình với quy mô lớn nhỏ khác nhau. Bài viết dưới đây Vietpower sẽ san sẻ với những bạn những quan tâm về tổ chức sự kiện để những bạn hoàn toàn có thể quản lý và vận hành chương trình thành công xuất sắc và toàn vẹn nhất .

I. Tổ chức sự kiện là gì? 

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức triển khai những phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó mở màn hình thành trong sáng tạo độc đáo cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên sáng tạo độc đáo, ngữ cảnh, phong cách thiết kế, kiến thiết và tổ chức .

Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Tư vấn cho tôi
0867.12.8688

► Tìm hiểu ngay : Tổ chức sự kiện ? Kịch bản và Quy trình tổ chức sự kiện

10 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 5

Vai trò của tổ chức sự kiện

Chương trình tổ chức sự kiện là tạo ra một hoạt động giải trí nhằm mục đích lôi cuốn sự chăm sóc của phần đông hội đồng tiềm năng và sự chú ý quan tâm của giới truyền thông online .
Tổ chức sự kiện như một công cụ để tiếp thị, tiếp thị những tin tức về một yếu tố nào đó mà nhà tổ chức muốn công khai minh bạch và tăng trưởng thoáng đãng đến với tổng thể mọi người. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm mục đích khẳng định chắc chắn tên tôi và vị trí tên thương hiệu của mình để từ đó tạo sự uy tín và tin cậy của người mua, tăng doanh thu bán của doanh nghiệp .

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Lựa chọn mục đích tổ chức sự kiện

Mục đích của tổ chức sự kiện chính là những hiệu quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện đưa ra nhằm mục đích phấn đấu đạt được trong quy trình diễn ra sự kiện đó. Một sự kiện hoàn toàn có thể nhằm mục đích đến nhiều mục tiêu khác nhau, những mục tiêu được ưu tiên hướng đến thường thì sẽ là :
– Xây dựng, ra mắt, tăng trưởng hình ảnh của công ty, tên thương hiệu, loại sản phẩm, dịch và hình ảnh của nhà đầu tư .
– Cải thiện hoặc làm biến hóa cách nhìn nhận của công chúng so với tên thương hiệu hay thương hiệu của công ty .
– Tìm hiểu thông tin của người mua, khảo sát xin quan điểm của người mua về mẫu sản phẩm và những dịch vụ .
– Thiết lập mối quan hệ với nhiều người mua mới tiềm năng, kiến thiết xây dựng mối quan hệ ngặt nghèo, vĩnh viễn với đối tác chiến lược thân thiện .
– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông online nhằm mục đích chạm đến cảm hứng của người mua tiềm năng và văn hóa truyền thống tiếp thị quảng cáo nội bộ của công ty .

10 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 6

Có thể bạn chăm sóc :
Trước khi tổ chức bất kể một chương trình nào thì đơn vị chức năng tổ chức sự kiện đó cũng phải đưa ra được tiềm năng tổ chức sự kiện nhằm mục đích mục tiêu gì ? Muốn truyền tải những thông điệp nào qua chương trình đó ? Để kiến thiết xây dựng nên những nền tảng, nội dung và phương pháp tương thích nhất .

2. Ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

Để tránh bị cập rập và xảy ra những yếu tố phát sinh thì nhà tổ chức cần phải ấn định thời hạn và khu vực rõ ràng để có sự sẵn sàng chuẩn bị kỹ lưỡng. Địa điểm cần phải tương thích cung ứng được những nhu yếu từ phong cách thiết kế sân khấu, số lượng khách mời, sảnh check in, khu vực đón đưa, gửi xe cho khách tham gia. Luôn phải khảo sát khu vực, khám phá ưu điểm yếu kém và vừa đủ thông tin trước khi lựa chọn .
Các nhà tổ chức sự kiện cần chú ý quan tâm về những biến hóa thất thường của thời tiết, khí hậu tại khu vực diễn ra sự kiện có ảnh hưởng tác động và thức sự tương thích với concept của chương trình hay không .
Việc quyết định hành động thời hạn và khu vực tổ chức sự kiện còn được địa thế căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực của những nhà sản xuất :
– Đầu năm : thường tổ chức hội nghị, hội thảo chiến lược, gala dinner, ra đời loại sản phẩm mới ship hàng cho đầu mùa tiêu dùng .
– Giữa năm : sự kiện gây quỹ, những mẫu sản phẩm Giao hàng thích hợp, tương ứng với thời hạn, …
– Cuối năm : tri ân, tổng kết, tiệc tất niên cuối năm cuối năm, … .
Có thể bạn chăm sóc : 25 + Đại điểm tổ chức sự kiện tổng hợp tại TP.HN chất lượng

Kinh nghiệm tổ chức du lịch MICE 9

3. Xây dựng kịch bản, timeline

Xây dựng ngữ cảnh sự kiện cụ thể như một kim chỉ nam giúp cho sự kiện được diễn ra theo một tiến trình nhất định, suôn sẻ, chuyên nghiệp và đạt được mục tiêu muốn hướng tới .
Bản ngữ cảnh gồm có :
– Kịch bản tổng quát : Với nội dung chính những hoạt động giải trí sẽ diễn ra trong chương trình. Cùng với đó là timeline cụ thể trình diễn rõ về thời hạn của từng tiết mục .
– Kịch bản MC : Một ngữ cảnh MC dẫn chương trình cụ thể với câu từ được trau chuốt kỹ lưỡng. Nội dung ấn tượng để lôi cuốn sự chú ý quan tâm của người theo dõi .
– Kịch bản Âm thanh, Ánh sáng : Âm thanh, ánh sáng là một hiệu ứng rất quan trọng trong việc tác động ảnh hưởng trực tiếp đến mạch xúc cảm của người xem. Bởi vậy rất cần một ngữ cảnh dành cho đội nhân sự kỹ thuật khớp với những nội dung chính diễn ra trong sự kiện .

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Tư vấn cho tôi
0867.12.8688

10 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 7

4. Liệt kê các hạng mục có trong sự kiện

Tổ chức sự kiện có rất nhiều những khuôn khổ mà ta cần phải sẵn sàng chuẩn bị .. Việc xác lập những thành phần tạo nên chương trình sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện theo dõi, triển khai những việc làm cho từng khuôn khổ sao cho hiệu suất cao. Người tổ chức chương trình cũng không bỏ sót bất kể khâu nào của chương trình .
Việc sắp xếp và xem xét những khuôn khổ thiết yếu cho tổ chức sự kiện cũng quyết định hành động đến quy mô, đặc thù của chương trình. Kinh phí triển khai cho từng khuôn khổ cũng được quyết định hành động khi chỉ huy chương trình nhìn thấy được list tạo nên sự kiện .

5. Thiết kế hình ảnh ấn phẩm cho sự kiện

Chương trình sự kiện thành công xuất sắc phải mang lại cho khách mời những cảm hứng can đảm và mạnh mẽ, sự giật mình, truyền tải thông điệp đến người mua một cách ấn tượng nhất. Mỗi chương trình tổ chức sự kiện khi được tổ chức đều có mục tiêu mang tới người theo dõi một thông điệp nhất định. Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ biết tạo ra sự đặc biệt quan trọng cho chương trình vào thời gian và sử dụng những ấn phẩm thích hợp để tạo điểm nhấn. Từ những sự phát minh sáng tạo độc lạ tích hợp cùng sắc tố hòa giải, thông điệp rõ ràng, tạo được một sức hút so với người mua ngay từ khi bước vào cổng tham gia sự kiện đó .

10 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 8

6. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Thông điệp truyền thông online chính là điều mà bạn muốn truyền đạt đến cho người theo dõi tiềm năng chủ đề của chương trình, những tin tức và điều sự kiện hướng tới. Mỗi thông điệp tạo ra cần có không thiếu những yếu tố như lời lôi kéo, nội dung chương trình, … và quan trọng nhất của một thông điệp chính là việc tạo ra hành vi .
Việc lập thông điệp kế hoạch truyền thông online cho sự kiện bạn phải quan tâm đến việc hiểu rõ insight của nhóm công chúng tiềm năng. Việc đặt ra thông điệp phải bảo vệ những tiêu chuẩn đó là thông điệp phải ngắn gọn, thông điệp phải dễ nhớ và thông điệp nên khác với khẩu hiệu .
Ở đây có : Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể mê hoặc

10 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 9

7. Phân công đầu công việc cho từng nhân sự

Đối với bất kể một cơ qua, đơn vị chức năng hay doanh nghiệp nào để thao tác hiệu suất cao và mang lại năng xuất cao thì bắt buộc phải triển khai quy trình phân công trách nhiệm cho từng người. Trong việc tổ chức chương trình sự kiện cũng vậy. Khi những mục đầu việc làm được phân công rõ ràng thì quy trình tiến độ việc làm sẽ được triển khai xong nhanh hơn, chất lượng trách nhiệm sẽ được nâng cao hơn vì đó là trách nghiệm của người được giao, phải triển khai xong và chú ý quan tâm đến nó .
Đồng thời trải qua hoạt động giải trí phân công việc làm, trách nhiệm nhân viên cấp dưới trong cơ quan, tổ, nhóm, đội có thời cơ chứng tỏ năng lượng của bản thân, đưa ra nhiều sáng tạo độc đáo mới để thiết kế xây dựng chương trình sự kiện thật ấn tượng, độc lạ, lôi cuốn nhiều người tham gia .

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Tư vấn cho tôi
0867.12.8688

10 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 3

8. Dự trù ngân sách

Trong hoạt động giải trí tổ chức sự kiện, bảng dự trù kinh phí đầu tư là sự chuẩn bị sẵn sàng chuẩn bị sẵn sàng, kiến thiết xây dựng list toàn bộ những khuôn khổ để dựa vào đó hoàn toàn có thể điều phối mọi diễn biến theo tiến trình nhất định tạo nên một chương trình thành công xuất sắc. Để tránh gặp phải những khó khăn vất vả, thậm chí còn là những rủi ro đáng tiếc phát sinh không đáng có người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm và triển khai chúng phải liệt kê và thống kê giám sát kỹ lưỡng .
Sau khi thống nhất được ngữ cảnh chương trình, quy mô và số lượng người tham gia, doanh nghiệp cần phải đưa ra mức kinh phí đầu tư tương thích để hoàn toàn có thể sử dụng những dịch vụ và chất lượng chương trình dựa trên mức ngân sách đó .

9. Xây dựng phương án dự phòng và quản lý rủi ro

Để chương trình tổ chức sự kiện được diễn ra thành công xuất sắc và toàn vẹn nhất thì BTC chương trình cần phải lường trước được những rủi ro đáng tiếc có năng lực xảy ra. Tìm ra cách giải quyết và xử lý và lên giải pháp dự trữ luôn. Tránh để chương trình rơi vào trạng thái bị động. Trong 1 số ít trường hợp chẳng may sự kiện đang diễn ra mà có yếu tố gì bạn phải nhanh gọn sử dụng giải pháp hai. Nó sẽ giúp cho chương trình được liền lạc và không ảnh hưởng tác động tới tâm trạng của những người tham gia .

10. Thuê công ty tổ chức sự kiện

Với nhiều kinh nghiệm thao tác, tổ chức sự kiện những bên đơn vị chức năng chuyên tổ chức sự kiện đã có sẵn trình độ nên việc thiết kế xây dựng sáng tạo độc đáo, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành quản lý sự kiện sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều .
Các hoạt động giải trí trong chương trình đều được diễn ra theo quy trình tiến độ và được giám sát bởi những nhân sự chuyên nghiệp, từ đó sẽ bảo vệ sự kiện được diễn ra theo đúng kế hoạch .

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Tư vấn cho tôi
0867.12.8688

Top 10 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội 5

Việc thuê công ty tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm chi phí thời hạn, sức lực lao động, việc làm hơn so với việc doanh nghiệp tự tổ chức. Bạn chỉ cần nêu rõ nhu yếu, mong ước về mục tiêu đạt được sau khi tổ chức chương trình, những yếu tố còn lại sẽ được bên công ty tổ chức sự kiện quản trị .
Hợp tác với những công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí được ngân sách. Bên công ty tổ chức sự kiện sẽ cung ứng làm giá trọn gói với rất đầy đủ những khuôn khổ diễn ra trong chương trình. Doanh nghiệp sẽ không phải lo ngại về yếu tố phát sinh thêm nhiều ngân sách .
Trên đây là 10 chú ý quan tâm khi tổ chức sự kiện mà những bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm. Vietpower chúc quý doanh nghiệp, công ty có một chương trình team building mê hoặc và ý nghĩa. Mọi thông tin cụ thể xin vui mừng liên hệ :

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: [email protected]

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà Sông Hồng – 2 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM