Hệ thống quản lý chất lượng là gì? 4 bước để áp dụng hệ thống chuẩn nhất

Hệ thống quản lý chất lượng là gì? 4 bước để áp dụng hệ thống chuẩn nhất

Hệ thống quản lý chất lượng gần như luôn gắn liền với những tiêu chuẩn của hệ thống ISO. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu tất cả các thông tin liên quan đến hệ thống này bao gồm khái niệm, lợi ích và cách thức thực hiện. 

Hệ thống quản lý chất lượng là gì? 

Hệ thống quản lý chất lượng (được giải nghĩa từ cụm Quality management system – QMS) là một hệ thống hợp thức hóa những quy trình, thủ tục và trách nhiệm để giúp doanh nghiệp đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng.

QMS sẽ giúp điều phối cũng như định hướng các hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đáp ứng được khách hàng và các yêu cầu nhất định, đồng thời giúp nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động tại một nền tảng liên tục.

Nói tóm lại, hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp một công ty đáp ứng các yêu cầu về quy định cũng như yêu cầu của khách hàng, đồng thời liên tục thực hiện các cải tiến đối với hoạt động của mình.

Lợi ích mà hệ thống QMS mang lại

Việc thực hiện hệ thống QMS sẽ ảnh hưởng đến mọi khía cạnh trong hoạt động của doanh nghiệp. 

Hai lợi ích chính trong việc thiết kế cũng như thực hiện hệ thống QMS đã được công nhận bao gồm:

• Đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng, tạo được niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp có nhiều khách hàng hơn cũng như bán được nhiều sản phẩm hơn. Bên cạnh đó còn giúp gia tăng số lượng khách hàng quay lại. 

• Đáp ứng được những yêu cầu từ doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ theo một cách hiệu quả nhất về chi phí và nguồn tài nguyên, gây dựng được chỗ cho sự mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận.

Trong hai lợi ích chính kể trên còn có các lợi ích khác, tiêu biểu như giúp truyền đạt về sự sẵn sàng để có thể tạo ra những kết quả nhất quán, ngăn ngừa những sai sót không đáng có, giảm chi phí, đảm bảo các quy trình luôn được xác định kiểm soát và không ngừng cải tiến theo những yêu cầu của doanh nghiệp.

Làm thế nào để bạn biết một hệ thống quản lý chất lượng đang hoạt động hiệu quả?

Có hai cách chính để đánh giá hệ thống QMS hiện tại của bạn và đảm bảo rằng đó là lựa chọn hiệu quả nhất cho tổ chức của bạn. Đầu tiên là so sánh dữ liệu sau khi thực hiện QMS với dữ liệu từ trước đó; xem những gì đã được cải thiện và những gì chưa.

Bạn sẽ thấy một số cải thiện trong ít nhất một lĩnh vực, sau đó sẽ cho phép bạn đào sâu hơn vào dữ liệu của mình để hiểu rõ hơn điều gì đang ảnh hưởng đến hiệu suất của công ty bạn. Nếu bạn không thấy thay đổi hoặc không thể truy xuất dữ liệu cần thiết để phân tích mục tiêu kinh doanh, thì bạn cần điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng để phù hợp hơn với nhu cầu của mình.

Sau đó, vì hệ thống QMS giúp bạn đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng một cách nhất quán, bạn có thể nhận được phản hồi định tính từ cơ sở khách hàng của mình. Một cuộc khảo sát ngắn yêu cầu một số xếp hạng về mức độ hài lòng nhất quán của khách hàng với trải nghiệm của họ với công ty của bạn có thể giúp bạn biết QMS của bạn đang giúp bạn đạt được các mục tiêu về sự hài lòng của khách hàng như thế nào.

Thiết lập và thực hiện QSM

Trước khi thiết lập hệ thống QMS, doanh nghiệp của bạn cần xác định và quản lý các quá trình đa chức năng, được kết nối khác nhau để giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Thiết kế QMS phải chịu ảnh hưởng của các mục tiêu, nhu cầu khác nhau và các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp của doanh nghiệp tương tự như hệ thống ISO. 

Các bước cơ bản bạn cần biết để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng như sau:

• Thiết kế

• Xây dựng

• Triển khai

• Điều khiển

• Đo lường

• Kiểm tra lại

• Cải thiện

Thiết kế và xây dựng

Các phần thiết kế và xây dựng phục vụ cho việc phát triển cấu trúc của hệ thống QMS, các quy trình và kế hoạch thực hiện. Các quản lý cấp cao cần giám sát phần này kỹ lưỡng để đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu của khách hàng là động lực cho sự phát triển hệ thống.

Triển khai

Việc triển khai được thực hiện tốt nhất theo cách chia nhỏ từng quy trình thành các quy trình con và giáo dục nhân viên về tài liệu, công cụ đào tạo và chỉ số. Mạng nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng nhiều hơn để hỗ trợ việc triển khai các hệ thống QMS.

Kiểm soát và đo lường

Kiểm soát và đo lường là hai lĩnh vực của việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện chủ yếu thông qua các cuộc đánh giá thường xuyên, có hệ thống đối với hệ thống này. Các chi tiết cụ thể sẽ rất khác nhau giữa các doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn cùng tác động môi trường.

Xem xét và cải thiện

Xem xét và cải thiện kết quả của một cuộc đánh giá. Các mục tiêu là xác định hiệu lực và hiệu quả của từng quá trình, thông báo những phát hiện này cho nhân viên và phát triển các quy trình và thực tiễn mới tốt nhất dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình đánh giá.

Trên đây là toàn bộ những thông tin chúng tôi muốn cung cấp đến bạn về hệ thống quản lý chất lượng. Mong rằng bạn sẽ tìm được giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của mình sau khi đọc bài viết này. Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ cấp chứng nhận HACCP hay ISO 9001, hãy nhấp vào liên kết kèm theo.