Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là gì? – Luật ACC

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đã không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Việc áp dụng hệ thống đã góp phần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như nhu cầu của doanh nghiệp trong các quy định, quy trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Không những thế, một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp còn giúp ngăn ngừa sai sót, giảm chi phí, đảm bảo các quy trình được kiểm soát liên tục. Vậy hệ thống quản lý chất lượng là gì và làm thế nào để xây dựng được một hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp?

Hệ thống quản lý chất lượng

1. Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng (Quality management system, viết tắt là QMS) là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. Hệ thống này giúp điều phối và định hướng hoạt động của doanh nghiệp. QMS đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và các yêu cầu chế định, đồng thời nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động trên một nền tảng liên tục.

Tham khảo Hệ thống bảng tài khoản kế toán (Cập nhật 2022)

Sự ra đời của QMS bao gồm các mục đích sau:

• Cải tiến và nâng cấp quy trình

• Giảm chất thải

• Giảm chi phí

• Tăng cơ hội đào tạo

• Thu hút nhân lực

• Định hướng tổ chức

2. Các yếu tố trong hệ thống quản lý chất lượng

Mặc dù bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào cũng được tạo ra cũng để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp, nhưng có một số yếu tố chung mà tất cả mọi hệ thống đều có, bao gồm:

Cơ cấu tổ chức: Cách thức sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân, bộ phận thuộc doanh nghiệp. Quy định về quyền hạn, trách nghiệm của từng cá nhân hoặc bộ phận và hệ thống điều hành chung của doanh nghiệp nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu.

Quy định cần tuân thủ: Các quy định này bao gồm những nguyên tắc, tiêu chuẩn, yêu cầu mà doanh nghiệp cần tuân thủ theo.

Quá trình: Các hoạt động có liên quan đến nhau để biến đầu vào thành đầu ra. Đây được xem là những yếu tố hữu hình như: văn bản, thiết bị, vật tư, nguồn lực…

Mỗi yếu tố của một hệ thống quản lý chất lượng đều hướng tới mục tiêu chung là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và của doanh nghiệp. Đảm bảo mỗi yếu tố của một QMS chắc chắn thực hiện đúng và theo chức năng của QMS.

Tham khảo Hệ thống tiền tệ quốc tế chức năng hệ … – Luật ACC

3. Các hệ thống quản lý chất lượng phổ biến

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng các hệ thống quản lý chất lượng phổ biến sau đây:

Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO – ISO 9001

ISO 9001 là một trong những tiêu chuẩn quốc tế về QMS được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. ISO 9001 được phát triển bởi tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO hiện có hơn 161 thành viên quốc gia.

Hệ thống quản lý chất lượng môi trường ISO 14001

ISO 14001 cũng là một tiêu chuẩn QMS được phát triển bởi ISO nhưng được áp dụng riêng cho khía cạnh môi trường. Việc áp dụng và đạt chứng chỉ về ISO14001 chứng tỏ doanh nghiệp sở hữu một hệ thống sản xuất an toàn, không gây ảnh hưởng xấu đến môi trường.

Hệ thống quản lý chất lượng phòng thí nghiệm ISO 17025

ISO 17025 là bộ tiêu chuẩn QMS sử dụng riêng cho phòng thí nghiệm nhằm đảm bảo về năng lực, tính công bằng và hoạt động nhất quán. Tại nước ta, một số ngành nghề bắt buộc phải áp dụng ISO 17025 như sản xuất phân bón, thí nghiệm chuyên ngành xây dựng,…

Hệ thống quản lý chất lượng ngành ô tô IATF 16949

IATF 16949:2016 là tiêu chuẩn dành cho hệ thống quản lý chất lượng ô tô được phát triển bởi IATF (Hiệp hội ô tô quốc tế) và xét duyệt bởi tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO. Tiêu chuẩn này được đưa ra để giúp doanh nghiệp ô tô phát triển một hệ thống quản lý với chất lượng đạt chuẩn, từ đó cải thiện, ngăn ngừa rủi ro và giảm sự lãng phí trong chuỗi cung ứng.

Hệ thống quản lý chất lượng rừng FSC

FSC là một tiêu chuẩn QMS được phát triển bởi Hội đồng quản lý rừng thế giới. Tiêu chuẩn này được đưa ra để quản lý việc khai thác, chế biến và sử dụng các sản phẩm từ rừng một cách bền vững và có trách nhiệm.

Hệ thống quản lý chất lượng Q-Base

Q-Base là hệ thống quản lý chất lượng cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, được áp dụng tại New Zealand, Australia, Canada, Đan Mạch, Thụy Điển và một số nước ở Đông Nam Á. Tuy không có độ công nhận lớn như ISO 9001 nhưng Q-Base đã được thừa nhận làm một chuẩn mực về chất lượng ở nhiều nước.

Hệ thống quản lý chất lượng thiết bị y tế ISO 13485

Tiêu chuẩn ISO 13485 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng của các trang thiết bị y tế, vật tư y tế, các sản phẩm như khẩu trang y tế, quần áo bảo hộ y tế, găng tay y tế,… Ở nước ta thì từ năm 2019, ISO 13485 là tiêu chuẩn bắt buộc mà cơ sở sản xuất trang thiết bị, vật tư y tế cần đáp ứng nếu muốn được ra mắt trên thị trường.

Tham khảo Hệ thống văn bản pháp luật Việt Nam hiện nay

4. Quá trình hình thành hệ thống quản lý chất lượng

Bước 1: Chuẩn bị xây dựng

Hướng dẫn lập ban chỉ đạo, khảo sát thực trạng của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn, đào tạo nhận thức chung và phương pháp xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn, đào tạo phương pháp xây dựng các văn bản của hệ thống quản lý chất lượng.

Bước 2: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng

Xác định bối cảnh, phạm vi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp và các rủi ro có thể gặp phải khi áp dụng hệ thống; thiết lập chính sách và các mục tiêu chất lượng cho hệ thống; phân tích và cải tiến các quá trình hiện có; xây dựng bổ sung các quá trình còn thiếu so với yêu cầu; xây dựng hệ thống văn bản giúp việc duy trì và kiểm soát, điều hành các quá trình của hệ thống.

Bước 3: Tổ chức áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

Phổ biến, hướng dẫn áp dụng các quy định của hệ thống quản lý chất lượng đến các đơn vị có liên quan; Đào tạo đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ; Tổ chức rà soát, đánh giá nội bộ.

Bước 4: Đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng

Lựa chọn tổ chức đánh giá chứng nhận phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp; Lựa chọn tổ chức cuộc đánh giá chứng nhận; Khắc phục sau đánh giá chứng nhận (nếu có); Nhận chứng nhận.

Bước 5: Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng

Lập kế hoạch duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng hàng năm; Tổ chức đào tạo và các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng khi có nhân viên mới, thay đổi vị trí công tác…; Sửa đổi, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng mỗi khi có thay đổi và áp dụng nguyên tắc định kỳ rà soát, cập nhật các quy định của hệ thống quản lý chất lượng (2-3 năm/lần); Nghiên cứu, áp dụng các công cụ cải tiến khác để nâng cao hiệu quả tổng thể của hệ thống và hoạt động sản xuất,…

5. Câu hỏi thường gặp

Ý nghĩa của Hệ thống quản lý chất lượng?

Hệ thống quản lý chất lượng cho phép người sử dụng kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đảm bảo kế hoạch được triển khai nhất quán, cho phép tổ chức xác định các hành động khắc phục phòng ngừa cần thiết. Khi tổ chức muốn biết hoạt động của người sử dụng ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm/dịch vụ bên trong và bên ngoài như thế nào.

Hệ thống quản lý chất lượng hỗ trợ như thế nào?

QMS sẽ thiết lập các tiêu chí chất lượng, các thủ tục để đáp ứng yêu cầu và các hành động cần thiết để đảm bảo tính nhất quán.

Hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng ở đâu?

Người sử dụng có thể áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng đối với các tổ chức ở mọi loại hình và mọi phạm vi.

Hệ thống quản lý chất lượng đem lại lợi ích cho ai?

Hệ thống quản lý chất lượng là công cụ cải tiến năng suất và chất lượng, vì thế khi triển khai sẽ mang lại lợi ích cho toàn tổ chức. Lợi ích có thể mở rộng ra chuỗi cung ứng nếu được áp dụng trong toàn bộ hệ thống, cải tiến chất lượng sản phẩm và mối quan hệ giữa nhà cung ứng, khách hàng, và người tiêu dùng cuối cùng.

Bài viết trên đã cung cấp toàn bộ thông tin cần thiết về QMS cũng như lợi ích và giới thiệu các hệ thống quản lý chất lượng phổ biến hiện nay. Trong quá trình tìm hiểu, quý khách hàng sẽ được giải đáp các thắc mắc nhờ vào các thông tin trong bài viết này, giúp xây dựng cái nhìn rõ ràng và cụ thể hơn về các hệ thống quản lý chất lượng hiện nay cũng lý do doanh nghiệp nên áp dụng QMS.

5/5 – (3434 bình chọn)

✅ Dịch vụ thành lập công ty
⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc

✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh
⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình

✅ Dịch vụ ly hôn
⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn

✅ Dịch vụ kế toán
⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật

✅ Dịch vụ kiểm toán
⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác

✅ Dịch vụ làm hộ chiếu
⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin