QMS là gì? Hệ thống quản lý chất lượng ISO

QMS là hệ thống quản lý chất lượng được viết tắt là QMS (Quality Management System) là một hệ thống quản lý gồm các quy trình thủ tục và những yêu cầu để đạt được mục tiêu về chất lượng.

1. QMS là gì?

QMS là từ viết tắt của Quality Management System – được gọi là hệ thống quản lý chất lượng. QMS được xây dựng trên một loạt quy tắc nội bộ, chính sách, quy trình, tài liệu… Hệ thống này sẽ giúp xác định được cách thức một công ty hoạt động thông qua thao tác của hệ thống là tạo ra các sản phẩm, dịch vụ. QMS còn giúp điều phối các hoạt động sao cho phù hợp với những yêu cầu mà từ phía khách hàng đưa ra.

1.1. Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng – QMS

Hệ thống quản lý chất lượng QMS được hiểu là một tập hợp các quy trình mà doanh nghiệp cần đáp ứng để định hướng và kiểm soát chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. 

QMS tập trung vào việc tối ưu hóa hệ thống hoạt động của doanh nghiệp nhằm đảm bảo các sản phẩm đầu ra đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng cũng như việc nâng cao sự hài lòng của họ. Với tính chất như trên thì QMS gần như phù hợp với mục đích và định hướng phát triển của hầu hết các doanh nghiệp trên thị trường. Đây cũng là lý do bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng QMS vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

1.2. Các yếu tố hợp thành hệ thống quản lý chất lượng

Trong hệ thống quản trị chất lượng sẽ bao gồm nhiều yếu tố hợp thành và có những mối quan hệ mật thiết với nhau. Đối với một hệ thống quản trị chất lượng gồm những yếu tố hợp thành sau:

• Cơ cấu tổ chức:

  Nhằm thực hiện cách thức sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân từng bộ phận thuộc doanh nghiệp mà mình đang làm việc. Quy định về quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc bộ phận và hệ điều hành chung của doanh nghiệp nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu của tổ chức.

• Các quy định cần được tuân thủ:

  Các quy định này bao gồm những nguyên tắc, tiêu chuẩn và các yêu cầu mà doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo.

• Quá trình:

  Các hoạt động được thực hiện ở tổ chức phải có sự liên quan đến nhau để biến đầu vào thành đầu ra. Đây cũng được xem là những yếu tố hữu hình như: văn bản, thiết bị, vật tư, nguồn lực…

1.3.

Mục đích phục vụ của hệ thống QMS trong doanh nghiệp

Hệ thống quản lý chất lượng được đưa ra nhằm phục vụ cho rất nhiều những mục đích khác nhau, bao gồm:

• Cải tiến quy trình để nâng cao được chất lượng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức

• Giúp giảm lãng phí;

• Giảm chi phí tránh được những nguồn chi không đáng có và những chi phí không có hiệu quả;

• Nhằm tạo điều kiện và xác định được những cơ hội đào tạo;

• Thu hút được nguồn lực;

• Thiết lập và đưa ra được hướng phát triển cho doanh nghiệp.

✍  Xem thêm: Hướng dẫn cấp giấy Chứng nhận iso 9001 | Nâng cao hiệu quả làm việc

2. Vai trò và lợi ích khi áp dụng QMS vào doanh nghiệp

2.1. Vai trò của QMS trong sản xuất

Đối với việc ứng dụng một hệ thống quản lý chất lượng sẽ làm ảnh hưởng đến mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp còn có thể liên quan đến hiệu suất của tổ chức. Và đây là những lợi ích mà quản lý chất lượng mang lại cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Đáp

  ứng những yêu cầu của khách hàng, giúp tạo ra niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp, nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ có nhiều khách hàng hơn, bán nhiều hàng hơn và có nhiều khách hàng quay lại hơn;

• Đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo cách hiệu quả nhất về chi phí và nguồn tài nguyên, tạo chỗ cho sự mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận;

Những vai trò trên mang lại cho doanh nghiệp thêm nhiều lợi thế như giúp truyền đạt một cách thống nhất  để tạo ra một kết quả nhất quán, ngăn chặn được các lỗi sai, giảm thiểu được chi phí, đảm bảo cho các quy trình được xác định, kiểm soát và cải tạo liên tục các dịch vụ của tổ chức.

2.2. Lợi ích khi áp dụng QMS cho doanh nghiệp

► Giúp tạo niềm tin cho khách hàng

• Mục đích của việc áp dụng QMS cho doanh nghiệp chính là đảm bảo được chất lượng sản phẩm đầu ra để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đây cũng chính là lợi ích QMS mang đến cho doanh nghiệp. Và như một điều hiển nhiên, việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên mọi sản phẩm sẽ là phương pháp tốt nhất để tạo niềm tin cho khách hàng.

• Bên cạnh đó, trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển như hiện nay, thì người tiêu dùng cũng trở nên thông minh và hiểu biết hơn, việc sở hữu một chứng nhận QMS cũng tương đương với việc khẳng định chất lượng đầu ra của sản phẩm là đạt chuẩn, tăng khả năng lựa chọn sản phẩm của khách hàng.

► Tối ưu hệ thống, giảm lãng phí

Các loại hệ thống quản lý chất lượng phổ biến hiện nay đều được phát triển bởi những tổ chức lớn với các chuyên gia hàng đầu, được nghiên cứu và kiểm nghiệm trong nhiều năm nên hầu hết những yêu cầu trong QMS đều giúp tối ưu hệ thống, giúp hệ thống hoạt động trơn tru và rõ ràng hơn, giảm lãng phí ở những khía cạnh doanh nghiệp không ngờ tới từ đó giúp giảm chi phí sản xuất của doanh nghiệp.

► Giúp doanh nghiệp kiểm soát các quy trình từ đó đưa ra những cải tiến thích hợp

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ quy trình làm việc của mình, từ đó dễ dàng phát hiện ra những vấn đề xuất hiện gây giảm hiệu suất, dựa vào đó để đưa ra những cải tiến thích hợp để tối ưu quy trình.

► Tăng năng suất hoạt động

Tối ưu quy trình, tăng chất lượng sản phẩm đồng thời loại bỏ những vấn đề gây giảm hiệu suất sẽ giúp tăng năng suất hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng nhân viên, vừa tạo cơ hội tăng doanh thu, vừa giúp nhân viên tăng thêm thu nhập

► Cải thiện chất lượng sản phẩm đầu ra

Việc đảm bảo tất cả các bước trong quy trình sản xuất được tối ưu và đạt chuẩn tương đương với việc đảm bảo chất lượng của sản phẩm đầu ra. Việc này không chỉ giúp tăng giá trị sản phẩm mà còn hạn chế tối đa những rủi ro có thể phát sinh.

► Tạo cơ hội mở rộng kinh doanh, giúp doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô, lợi nhuận

QMS được áp dụng và công nhận trên toàn thế giới, việc áp dụng QMS sẽ như một cơ hội giúp doanh nghiệp tiếp cận với thị trường ngoài nước, từ đó là bước đệm để doanh nghiệp có thể mở rộng doanh thu, tăng trưởng về mặt quy mô, lợi nhuận.

✍ Xem thêm: Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 hiệu quả

3. Các yêu cầu trong hệ thống quản lý chất lượng

Mặc dù bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào cũng được tạo ra cũng để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp, nhưng có một số yếu tố chung mà tất cả mọi hệ thống đều có, đó là:

• Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp;

• Sổ tay chất lượng;

• Thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ;

• Quản lý dữ liệu;

• Quy trình nội bộ;

• Sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng sản phẩm;

• Cơ hội cải tiến;

• Phân tích chất lượng.

Mỗi yếu tố của một hệ thống quản lý chất lượng đều hướng tới mục tiêu chung là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và của doanh nghiệp. Đảm bảo mỗi yếu tố của một QMS chắc chắn thực hiện đúng và theo chức năng của QMS.

✍ Xem thêm: Tư vấn chứng nhận iso 9001 | Đánh giá Cấp chứng chỉ ISO 9001 toàn quốc

4. Các bước để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

Để thực hiện thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng và vận hành một cách hiệu quả, thì tổ chức của bạn cần phải xác định và quản lý các quá trình kết nối đa chức năng khác nhau để chắc chắn rằng sự hài lòng của khách hàng luôn là mục tiêu hàng đầu.  Có rất nhiều điều cần cân nhắc khi thiết lập một hệ thống QMS cho tổ chức của bạn. Điều quan trọng là phải đảm bảo được nó là một lựa chọn chiến lược, chịu ảnh hưởng bởi các mục tiêu, nhu cầu khác nhau và các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp của tổ chức.

Cấu trúc này chủ yếu dựa trên chu trình Kế hoạch –Thực hiện –  Kiểm tra – Hành động (PDCA) và cho phép cải tiến liên tục cho cả sản phẩm và hệ thống QMS. Các bước cơ bản để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng như sau:

4.1. Thiết kế và xây dựng

Phục vụ cho việc phát triển cấu trúc QMS. Ở bước này mỗi doanh doanh nghiệp cần tìm hiểu, nghiên cứu kỹ lưỡng những nhu cầu của khách hàng sao cho những sản phẩm, dịch vụ sản xuất ra phải mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Quản lý cấp cao phải giám sát phần này để đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu của khách hàng là động lực đằng sau việc phát triển hệ thống.

4.2. Triển khai

Quá trình triển khai được phục vụ tốt nhất nên được chi tiết hóa, thông qua việc chia nhỏ từng quy trình thành các tiểu quy trình và đào tạo nhân viên về tài liệu, kiến thức, công cụ đào tạo và số liệu. Thực hiện sử dụng mạng kết nối nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng nhiều để hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng

4.3. Kiểm soát và đo lường

Kiểm soát và đo lường là hai lĩnh vực thiết lập QMS mà phần lớn chúng được thực hiện thông qua kiểm toán định kỳ, có hệ thống đánh giá của hệ thống quản lý chất lượng. Các chi tiết cụ thể rất khác nhau từ tổ chức này đến tổ chức khác nhau tùy thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn và tác động môi trường.

4.4. Xem xét và cải tiến

Đây được xem là bước được thực hiện cuối cùng để xem xét, đánh giá các kết quả của cuộc kiểm toán như thế nào. Việc xác định được mức độ đạt hiệu quả và năng suất làm việc của từng quy trình trong chuỗi các quy trình nhằm xác định và tìm ra được những phương pháp mới và tốt nhất dựa trên những thông tin đã thu nhận được trong quá trình kiểm toán nội bộ.

Trên đây là những thông tin cần thiết về QMS (hệ thống quản lý chất lượng). Quý doanh nghiệp có nhu cầu về dịch vụ chứng nhận iso 9001 (hệ thống quản lý chất lượng), vui lòng liên hệ Vinacontrol CE HCM qua hotline 1800 646 820 (miễn phí hoàn toàn) hoặc email [email protected] để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng và miễn phí nhất từ chuyên gia hàng đầu.