QMS là gì? Tìm hiểu về QMS

Hệ thống quản lý chất lượng – QMS thường đi cùng với các tiêu chuẩn ISO. Để hiểu QMS là gì, các doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết sau đây.

QMS là gì?

QMS là từ viết tắt của Quality Management System – hệ thống quản lý chất lượng. QMS được xây dựng trên một loạt quy tắc nội bộ, chính sách, quy trình, tài liệu… Hệ thống này sẽ giúp xác định cách thức một công ty hoạt động thông qua thao tác của hệ thống là tạo ra các sản phẩm, dịch vụ. QMS giúp điều phối các hoạt động sao cho phù hợp với những yêu cầu từ phía khách hàng.

ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, là cách tiếp cận nổi bật nhất với hệ thống quản lý chất lượng. (Xem thêm: tiêu chuẩn ISO 9001:2015)

Sự ra đời của QMS bao gồm các mục đích sau:

• Cải tiến và nâng cấp quy trình

• Giảm chất thải

• Giảm chi phí

• Tăng cơ hội đào tạo

• Thu hút nhân lực

• Định hướng tổ chức

Các yếu tố hợp thành QMS

Hệ thống quản trị chất lượng gồm nhiều yếu tố hợp thành và có mối quan hệ mật thiết với nhau. Một hệ thống quản trị chất lượng gồm những yếu tố hợp thành sau:

Cơ cấu tổ chức

Cách thức sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng cá nhân, bộ phận thuộc doanh nghiệp. Quy định về quyền hạn, trách nghiệm của từng cá nhân hoặc bộ phận và hệ thống điều hành chung của doanh nghiệp nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu.

Quy định cần tuân thủ

Các quy định này bao gồm những nguyên tắc, tiêu chuẩn, yêu cầu mà doanh nghiệp cần tuân thủ theo.

Quá trình

Các hoạt động có liên quan đến nhau để biến đầu vào thành đầu ra. Đây được xem là những yếu tố hữu hình như: văn bản, thiết bị, vật tư, nguồn lực…

Phân loại QMS

Căn cứ vào nội dung, hệ thống quản lý QMS được chia như sau:

1. Hệ thống quản trị chất lượng theo Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO 9000.

2. Hệ thống quản trị chất lượng toàn diện (Total Quality Management):

3. Hệ thống Quản trị chất lượng Q–Base dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

4. Các hệ thống tiêu chuẩn về đảm bảo an toàn chất lượng thực phẩm: GMP, HACCP, SQF, ISO 22000.

5. Hệ thống quản trị chất lượng dành cho các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp ô tô và các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp linh kiện ô tô QS 9000.

6. Hệ thống quản lý chất lượng ngành ô tô IATF 16949

7. Hệ thống quản trị chất lượng dựa trên việc đáp ứng các tiêu chí của giải thưởng chất lượng.

8. Hệ thống quản lý chất lượng thiết bị y tế ISO 13485

9. Một số hệ thống tiêu chuẩn quản lí khác không phải là các tiêu chuẩn quản trị chất lượng nhưng có liên quan đến vấn đề chất lượng: ISO 14001, SA8000, OSHAS 18000, ISO 26000, Hệ thống quản trị an toàn thông tin ISO/IEC 27000.

Theo cấp quản lí, hệ thống quản trị chất lượng bao gồm:

1. Hệ thống quản trị chất lượng của nhà nước

2. Hệ thống quản trị chất lượng của các tổ chức, trong đó có các doanh nghiệp

Lợi ích của QMS

• Khiến khách hàng hài lòng về chất lượng sản phẩm thông qua việc đáp ứng các yêu cầu từ phía khách hàng. Đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng đề ra trước hết làm hài lòng khách hàng, về lâu dài sẽ góp phần làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp do có lượng khách hàng ngày càng tăng, sản phẩm bán ra được nhiều hơn.

• Đáp ứng đầy đủ những quy định của doanh nghiệp, tạo ra các sản phẩm sản phẩm, dịch vụ bằng cách tiết kiệm nhất, giảm thiểu tối đa chi phí và nguồn lực góp phần tăng thu nhập và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Các yếu tố và yêu cầu của QMS

Mỗi một hệ thống QMS lại có một chức năng riêng đáp ứng các yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Tuy vậy, các yếu tố của QMS đều có những điểm chung sau:

• Các chính sách về chất lượng và mục tiêu của doanh nghiệp

• Sổ tay chất lượng

• Các quy trình về thủ tục, tài liệu hướng dẫn và lưu trữ hồ sơ

• Quản lý thông tin, dữ liệu

• Quy trình nội bộ

• Tập trung vào các sản phẩm và dịch vụ nhằm hướng tới sự hài lòng của khách hàng.

• Không ngừng nâng cao cải tiến

• Nghiên cứu, phân tích chất lượng

Các bước tiến hành và triển khai QMS

Để tiến hành triển khai QMS, các doanh nghiệp cầm xác định được mục tiêu của doanh nghiệp đó là đạt được sự hài lòng từ phía khách hàng thông qua hệ thống quản lý chất lượng QMS. Doanh nghiệp muốn có một QMS chất lượng thì phải có QMS phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, định hướng, phù hợp với doanh nghiệp. Quy trình tạo nên QMS  có tên là PDCA gồm có:

1. Plan: lên kế hoạch, đồng thời xác định được mục tiêu, phạm vi, nguồn lực…

2. Do: thực hiện các công việc theo kế hoạch.

3. Check: dựa theo kế hoạch để kiểm tra những kết quả

4. Act: có những điều chính phù hợp dựa theo kết quả thu được

   

Với sự đổi mới liên tục về chất lượng sản phẩm, dịch vụ và chính QMS. Để triển khai một QMS cho doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau đây:

1. Thiết kế

2. Xây dựng

3. Triển khai

4. Kiểm soát

5. Đo lường

6. Nghiệm thu

7. Cải tiến

Trong đó, cụ thể:

Thiết kế và xây dựng

Phục vụ cho việc phát triển cấu trúc QMS. Ở bước này doanh nghiệp cần tìm hiểu, nghiên cứu kỹ lưỡng những nhu cầu của khách hàng sao cho những sản phẩm, dịch vụ sản xuất ra phải mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Nhu cầu của khách hàng chính là yếu tố cốt lõi để xây dựng hệ thống.

Triển khai

Bước triển khai cho cả hệ thống QMS nên những yếu tố trong quá trình triển khai phải thật cụ thể, chi tiết. Chính vì vậy, để triển khai được tốt nhất cần chia nhỏ các quy trình thành nhiều quy trình nhỏ hơn. Đồng thời tiến hành triển khai đào tạo đội ngũ nhân viên về những tài liệu, kiến thức có liên quan.

Kiểm soát & đo lường

Đây được xem là yếu tố quan trọng để thiết lập hệ thống QMS và thường xuyên được kiểm toán định kỳ có hệ thống của QMS. Những chi tiết giữa các doanh nghiệp có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp cũng như tác động từ phái ngoài, rủi ro tiềm ẩn trong các hoạt động.

Xem xét và cải tiến

Đây là bước được thực hiện cuối cùng để xem xét, đánh giá các kết quả của cuộc kiểm toán. Việc xác định được mức độ đạt hiệu quả và năng suất làm việc của từng quy trình trong chuỗi các quy trình nhằm xác định và tìm ra được những phương pháp mới và tốt nhất dựa trên những thông tin đã thu nhận được trong quá trình kiểm toán nội bộ.
 

vui lòng liên hệ với TQC để được tư vấn dịch vụ chi tiết!

Với những thông tin về QMS ở bài viết, hy vọng doanh nghiệp sẽ hiểu QMS là gì và có cái nhìn khái quát về hệ thống quản lý chất lượng QMS. Quý doanh nghiệp có nhu cầuvui lòng liên hệ với TQC để được tư vấn dịch vụ chi tiết!