Những lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch ngân sách cho sự kiện

Ngân sách cho sự kiện khoảng bao nhiêu thì hợp lý?

Đây là một câu hỏi gần như không hề vấn đáp những lại gặp tiếp tục trong quá trình tư vấn sự kiện cho người mua. Và người mua thường không phân phối một số lượng đúng chuẩn mà thường đưa ra câu vấn đáp như “ ngân sách mở ” hoặc “ ngân sách cho sự kiện trong khoảng chừng từ 1.000 – 5.000 USD ”. Điều này khá dễ hiểu vì bản thân những doanh nghiệp không biết được đúng chuẩn ngân sách cho từng khuôn khổ như những công ty tổ chức triển khai sự kiện chuyên nghiệp. Do đó, người mua cần được tương hỗ và tư vấn cụ thể để hoàn toàn có thể đưa ra quyết định hành động ngân sách ở đầu cuối .

Nhà tổ chức sự kiện cần gợi mở để tìm hiểu những hạng mục khách hàng đang quan tâm nhất, những gì họ muốn tập trung vào, từ đó đề xuất một kế hoạch ngân sách sự kiện sao cho phù hợp nhất. Một số khoảng chi chiếm tỷ trọng lớn trong một sự kiện có thể kể đến như là: chi phí thuê địa điểm, chi phí ăn uống, chi phí âm thanh – ánh sáng, tiết mục biễu diễn, …. Vậy làm thế nào để cân đối ngân sách tổ chức sự kiện một cách hợp lý nhất.

Những lưu ý khi lập kế hoạch ngân sách cho một sự kiện

• Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức triển khai là yếu tố quan trọng số 1 khi lập kế hoạch tổ chức triển khai sự kiện. Và đương nhiên, ngân sách cho khuôn khổ này cũng tương đối lớn. Nhà tổ chức cần địa thế căn cứ vào quy mô và đặc thù của sự kiện để lựa chọn khu vực sao cho tương thích nhất. Đối với những sự kiện như họp báo, lễ kỷ niệm, year end party, gala dinner, … khu vực tổ chức triển khai thường là những TT hội nghị, khách sạn lớn .
Vị trí và phân khúc người mua cũng nên được xem xét khi lựa chọn khu vực tổ chức triển khai. Các khu vực ở xa khu vực TT thường có mức giá thấp hơn nhiều so với những khách sạn ở TT thành phố .

• Thời gian tổ chức ảnh hưởng đến ngân sách sự kiện

Ngày tổ chức triển khai cũng là một yếu tố tác động ảnh hưởng đến ngân sách tổ chức triển khai sự kiện. Nếu chưa ấn định được đúng chuẩn ngày tổ chức triển khai, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí được một khoảng chừng đáng kể nếu tổ chức triển khai vào những ngày trong tuần so với cuối tuần .
Còn so với những sự kiện hội đồng, bạn cũng lựa chọn ngày tương thích, tối thiểu là không trùng với những ngày lễ lớn khi mà có hàng ngàn sự kiện khác diễn ra. Nhưng cũng phải dựa vào chủ đề nào đó để kiến thiết xây dựng nội dung cho sự kiện, bạn không hề chào cho nhà hỗ trợ vốn một sự kiện vô thưởng vô phạt không nhằm mục đích mục tiêu nào và cũng không có thời cơ cho họ được tiếp thị .

• Lựa chọn thực đơn tiệc tương thích

Đối với các sự kiện có tiệc ăn uống, bạn có thể lựa chọn set menu (ngồi theo bàn tròn), buffet (tiệc đứng), tea break (tiệc trà giữa giờ) hoặc BBQ (tiệc nướng ngoài trời), … Cần dựa vào đối tượng khách mời cũng như tính chất của sự kiện chọn loại tiệc cho phù hợp.

Nếu khách tham gia đa phần là những người trung niên, kiểu truyền thống cuội nguồn thì bạn nên chọn tiệc set menu. Trong khi đó, nếu sự kiện dành cho những người kinh doanh thì hoàn toàn có thể chọn mô hình tiệc Búp Phê để tạo cảm xúc gần gủi và thuận tiện trong việc networking .

• Tiết mục màn biểu diễn thẩm mỹ và nghệ thuật

Đây cũng là một khoản chiếm ngân sách khá lớn trong một sự kiện. Với mỗi loại sự kiện khác nhau, bạn hoàn toàn có thể xem xét để tư vấn cho người mua những giải pháp tương thích và tiết kiệm ngân sách và chi phí nhất. Ví dụ, với những sự kiện có đặc thù sang trọng và quý phái thì những tiết mục trình diễn piano hoặc violon sẽ tạo bầu không khí sang trọng và quý phái. Còn với những sự kiện vui nhộn và thân thương như tiệc tất niên cuối năm cuối năm thì những tiết mục biễu diễn hoàn toàn có thể phóng khoáng, sôi động hơn .

• Tìm kiếm nhà tài trợ sự kiện

Đối với những sự kiện hội đồng, việc tìm kiếm nhà hỗ trợ vốn là rất quan trọng. Bởi vì những sự kiện này thường theo hướng phi doanh thu. Có được hỗ trợ vốn từ những đơn vị chức năng sẽ giúp cho bạn có ngân sách để thực thi chương trình, đồng thời nhà hỗ trợ vốn cũng có thời cơ tiếp thị cho tên thương hiệu của mình .

Giải pháp tối ưu ngân sách khi tổ chức triển khai sự kiện

Bên cạnh những khoảng chi phí vừa nêu thì người tổ chức sự kiện còn phải quản lý hàng loạt chi phí liên quan đến các nhà cung cấp cho sự kiện như thiết bị, âm thanh, ánh sáng, quà tặng, thiết kế, thi công, … Khối lượng công việc tương đối lớn và phức tạp nên đễ dẫn đến những sai sót và lộn xộn trong quá trình chuận bị cho sự kiện.

Do đó, giải pháp tối ưu nhất thường được những doanh nghiệp, tồ chức lựa chọn là phối hợp với những công ty tổ chức triển khai sự kiện. Với tiến trình tổ chức triển khai chuyên nghiệp, cùng mạng lưới hệ thống quản trị chuỗi đáp ứng khép kín, những khoản ngân sách sẽ được phân chia sao cho tối ưu và hài hòa và hợp lý nhất. Đồng thời, hạn chế được tối đa những rủi ro đáng tiếc khi thao tác với những đơn vị chức năng phân phối .

FS Event với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành cùng đội ngũ chuyên gia năng động, giỏi nghề luôn nỗ lực mang đến cho các khách hàng những sự kiện hoàn hảo với mức chi phí hợp lý nhất. Quý khách hàng quan tâm vui lòng gọi đến hotline 0353 357 775 hoặc để lại thông tin tại đây để được tư vấn và hỗ trợ.

Khải Hoàn

Source: https://thoitrangredep.vn
Category: Kiến Thức