Quản lý thông tin khách hàng và những lưu ý quan trọng

4.7 / 5 – ( 4 bầu chọn )

Quản lý thông tin khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thậm chí hoạt động này còn quyết định đến tính thành – bại của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để hoạt động quản lý thông tin khách hàng được tốt nhất? Hãy cùng FASTDO tìm hiểu ngay nhé!

Nhận ngay MIỄN PHÍ Bộ biểu mẫu Nhân sự mới nhất 2022 từ Fastdo. Click ngay vào ảnh để xem thông tin cụ thể chương trình :

1. Tầm quan trọng của việc quản lý thông tin khách hàng trong doanh nghiệp

Tầm quan trọng của việc quản lý thông tin khách hàng trong doanh nghiệp là yếu tố không ai hoàn toàn có thể phủ nhận được. Cụ thể :

• Thu thập, quản lý tài liệu khách hàng giúp việc tiếp cận khách hàng thuận tiện hơn. Nhờ đó tệp khách hàng tiềm năng được lan rộng ra tạo lợi thế cạnh tranh đối đầu với các đối thủ cạnh tranh .
• Giữ chân được khách hàng cũ và mở ra nhiều thời cơ tiếp cận khách hàng mới .
• Làm tăng năng lực nhận diện tên thương hiệu trên thị trường, hiệu quả của các chiến dịch Marketing cũng cao hơn .
• Hỗ trợ rất nhiều cho nhân viên cấp dưới bán hàng, làm giảm các áp lực đè nén đạt tiềm năng cho nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại .

>>>> LƯU NGAY: Mẫu quản lý thông tin khách hàng và những lưu ý quan trọng

2. Những nguyên tắc trong quản lý thông tin khách hàng

Việc quản lý thông tin khách hàng không đơn thuần như các hoạt động giải trí khác của doanh nghiệp. Nó yên cầu phải tuân thủ các nguyên tắc sau :

2.1 Chọn lọc thông tin về khách hàng

Ngay từ đầu, bạn cần xác lập được những thông tin khách nào là có ích, thiết yếu. Như vậy, bạn sẽ không phải mất nhiều thời hạn và công cụ để quản lý những thông tin không tương quan. Một số thông tin khách hàng bạn cần tích lũy hoàn toàn có thể kể ra như : sở trường thích nghi cá thể, thói quen tiêu dùng, tổng thu nhập tháng năm, …
Việc xác lập thông tin có ích sẽ dựa vào đặc trưng loại sản phẩm, kế hoạch kinh doanh thương mại của doanh nghiệp .

2.2 Thấu hiểu khách hàng

Việc đồng cảm khách hàng giúp doanh nghiệp biết được mình phải làm những gì để khách hàng hài lòng. Theo đó, nhân viên cấp dưới bán hàng phải nghiên cứu và điều tra kỹ hồ sơ khách hàng ; đặc biệt quan trọng là những phản hồi, khiếu nại ( nếu có ). Bên cạnh đó, nhân viên cấp dưới bán hàng phải liên tục lắng nghe nhu yếu, nguyên vọng của khách .

2.3 Đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin

Việc bảo mật thông tin thông tin được xem là nghĩa vụ và trách nhiệm của doanh nghiệp và là quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng. Điều này tạo nên lợi thế cạnh tranh đối đầu không nhỏ cho doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh .
Tuy nhiên, thực tiễn, nhiều doanh nghiệp lại không góp vốn đầu tư cho yếu tố này mà quản lý thông tin khách hàng một cách thủ công bằng tay, sơ sài trên excel hay google drive. Điều này dẫn đến việc thông tin của khách hàng bị rò rỉ ra bên ngoài khi nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại nghỉ việc .
Vì thế, các doanh nghiệp cần nghiên cứu và điều tra sử dụng các công cụ tàng trữ chuyên nghiệp hơn để bảo vệ yếu tố bảo mật thông tin .

2.4 Chú trọng đào tạo nội bộ

Chú trọng giảng dạy là yếu tố số 1 các doanh nghiệp cần chăm sóc. Sở hữu một đội ngũ nhân lực chất lượng là tiền đề quan trọng, vững chãi cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Đặc biệt, là công tác làm việc đào tạo và giảng dạy với đội ngũ kinh doanh thương mại và chăm nom khách hàng – những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, tạo ấn tượng tốt đẹp với khách .

3. Làm thế nào để thu thập thông tin khách hàng

Làm thế nào để tích lũy mạng lưới hệ thống thông tin khách hàng là câu hỏi mà các doanh nghiệp phải đi tìm lời giải đáp. Theo đó, có nhiều phương pháp để tích lũy thông tin khách hàng, đặc biệt quan trọng từ các nguồn sau :

• Qua các website ;
• Mạng xã hội ;
• Sự kiện ;
• Đơn hàng ;
• Cuộc khảo sát, …

Sẽ không ai muốn cung ứng thông tin cá thể hoặc thông tin liên hệ của mình. Vì thế, doanh nghiệp phải thật sự tinh xảo khiến khách hàng vui tươi phân phối thông tin của mình. Muốn làm được điều này, doanh nghiệp phải cho khách hàng thấy được việc phân phối thông tin sẽ mang đến những quyền lợi gì. Và đặc biệt quan trọng, đừng quên khẳng định tính bảo mật thông tin thông tin của doanh nghiệp nhằm mục đích củng cố niềm tin của khách hàng .

>>> ĐỌC THÊM: [TẢI MIỄN PHÍ] – Hướng dẫn xây dựng mẫu kế hoạch Marketing cụ thể từ A-Z

4. Những nội dung cơ bản để quản lý thông tin khách hàng

Để hệ thống quản lý thông tin khách hàng thật sự giá trị, bạn cần có sự chọn lọc các thông tin phù hợp. Sau đó, bạn mới tiến hành lưu trữ thông tin khách hàng. Dưới đây là một số thông tin khách hàng quan trọng bạn cần thu thập: 

 4.1 Thông tin liên hệ

Là những thông tin cơ bản tương quan đến khách hàng như : tên, thông tin liên hệ, phương pháp liên hệ ưu tiên, nguồn liên hệ, …

4.2 Dữ liệu mua hàng 

Những thông tin tương quan đến việc mua hàng của khách như : ngày mua, tần suất, các mẫu sản phẩm đã mua, giá trị mỗi lần mua, phương pháp thanh toán giao dịch, các chiết khấu đã hưởng, …

4.3 Thông tin nhân khẩu học

Thông tin nhân khẩu học sẽ tương quan đến : Giới tính, ngày sinh, khu vực sinh sống, mức thu nhập, việc làm, sở trường thích nghi, …

4.4 Phản hồi

Gồm các tài liệu tương quan đến các phản hồi của khách như : khiếu nại, phản hồi, nhìn nhận sao, mức độ tương tác, những vướng mắc về mẫu sản phẩm, …
Nắm bắt được các thông tin, doanh nghiệp hoàn toàn có thể nghiên cứu và phân tích để đưa ra các nhìn nhận về tính hiệu quả của quy trình tiến độ bán hàng. Đồng thời, người bán hàng cũng hoàn toàn có thể thống kê giám sát được tỉ lệ quay trở lại mua hàng của khách .

>>> THAM KHẢO NGAY: Biểu mẫu quy trình chăm sóc khách hàng hoàn chỉnh cho Doanh nghiệp

5. Những trở ngại trong việc quản lý thông tin khách hàng

Trên trong thực tiễn, hoạt động giải trí quản lý thông tin khách hàng không hề thuận tiện. Trong quy trình đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể gặp các trở ngại dưới đây :

5.1 Phân tán dữ liệu

Việc tổng hợp tàng trữ thông tin khách hàng là tương đối khó khăn vất vả. Bởi lẽ, thường thì, mỗi nhân viên cấp dưới sẽ nắm giữ thông tin khách hàng mà họ đảm nhiệm. Do dữ liệu có sự phân tán như vậy nên nhà quản lý khó có cái nhìn tổng thể và toàn diện, bao quát để đưa ra nhìn nhận về tệp khách hàng chung của doanh nghiệp .

5.2 Tốn thời gian

Hệ quả của việc phân tán tài liệu sẽ kéo theo việc doanh nghiệp tốn khá nhiều thời hạn để tổng hợp file excel quản lý thông tin khách hàng. Đặc biệt, với những doanh nghiệp lớn, có tệp khách hàng nhiều thì việc tổng hợp báo cáo giải trình sẽ càng khó khăn vất vả và mất thời hạn .

5.3 Sự chậm trễ trong việc chia sẻ thông tin

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều tàng trữ thông tin khách hàng ở dạng phân tán, Vì thế, việc san sẻ thông tin cũng sẽ diễn ra thủ công bằng tay gây nên sự chậm trễ, không đạt nhu yếu tức thời trong các trường hợp quan trọng .

5.4 Lỗi chất lượng và thu thập dữ liệu

Đây là lỗi thường gặp với các doanh nghiệp chiếm hữu mạng lưới hệ thống nhiều shop, Trụ sở. Nó xuất phát từ việc tài liệu nguồn vào bị sai sót ( lỗi đánh máy, tính trùng lặp, … ) ở các shop, Trụ sở dẫn đến tính đúng mực của tài liệu chung của doanh nghiệp .

5.5 Tình trạng nhỡ phản hồi khách hàng

Lý do của trở ngại này xuất phát từ việc doanh nghiệp phản hồi khách một cách thủ công bằng tay, không có công cụ tương hỗ. Bạn nên biết rằng, một ngày shop phải tương tác với hàng trăm khách hàng, số lượng phản hồi mà shop nhận được cũng sẽ là số lượng tương ứng. Vì thế, việc làm nhỡ các phản hồi, phản hồi chậm trễ là việc chắc như đinh phải xảy ra .

6. Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng Excel

Dưới đây là những ưu – điểm yếu kém khi bạn lựa chọn công cụ không tính tiền này :

6.1 Ưu điểm

Tính thông dụng của hoạt động giải trí quản lý tài liệu khách hàng excel xuất phát từ những ưu điểm điển hình nổi bật của công cụ này :

• Quản lý tài liệu khách hàng Excel là trọn vẹn không lấy phí
• Quản lý tài liệu khách hàng Excel được triển khai bằng các thao tác đơn thuần, dễ làm. Bất kỳ đối tượng người dùng nào cũng hoàn toàn có thể tiếp cận và sử dụng công cụ này nên doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí được ngân sách và thời hạn huấn luyện và đào tạo .
• Việc sử dụng, bổ trợ, xóa bỏ các trường thông tin thuận tiện .
• Theo dõi list khách hàng thuận tiện, trên 1 trang tính .

6.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm trên đây thì việc quản lý thông tin khách hàng bằng Excel cũng có nhiều điểm yếu kém khó phủ nhận như :

• Nhập tài liệu thủ công bằng tay, tốn thời hạn .
• Dễ dàng đổi khác, xóa bỏ tài liệu nên trong nhiều trường hợp tác động ảnh hưởng đến tính đúng mực của tài liệu .
• Có thể gặp thực trạng quá tải tài liệu .
• Việc tra cứu tài liệu khách hàng trọn vẹn thủ công bằng tay gây khó khăn vất vả và mất thời hạn .

Từ các ưu – điểm yếu kém đã nghiên cứu và phân tích trên hoàn toàn có thể thấy mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel chỉ tương thích với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, lượng data thấp. Ngược lại, doanh nghiệp cần dùng đến các ứng dụng quản lý thông tin khách hàng tương thích .
TẢI MIỄN PHÍ MẪU QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

7. Cách quản lý thông tin khách hàng hiệu quả hơn

Để việc quản lý thông tin khách hàng hiệu quả hơn, bạn cần chú ý quan tâm :

7.1 Thu thập, lưu trữ dữ liệu khách hàng

Thu thập toàn bộ các thông tin từ khách hàng, sau đó, bạn hãy lựa chọn những thông tin để tàng trữ. Việc làm này giúp bạn có bức tranh toàn cảnh về khách hàng. Khai thác các thông tin này giúp bạn có các kế hoạch marketing trọng tâm, trọng điểm, hiệu quả .

7.2 Xây dựng lịch gặp gỡ với khách hàng

Các buổi gặp mặt khách hàng trực tiếp

Hiện nay có rất nhiều phương pháp tiếp xúc với khách hàng. Tuy nhiên, dù sử dụng phương pháp nào, bạn cũng không được quên sắp xếp lịch các buổi gặp mặt khách hàng. Những cuộc gặp gỡ này, hãy biến mình trở thành một chuyên viên tư vấn hướng đến cung ứng các giá trị tốt nhất cho khách hàng .
Những buổi gặp mặt này cũng khiến mối quan hệ giữa bạn với khách hàng càng thêm tốt đẹp .

7.3 Phân tích doanh số bán hàng

Doanh số bán hàng là những số lượng biết nói. Phân tích chúng, bạn nhận được các tài liệu như : những khách hàng ảnh hưởng tác động đến doanh thu, tần suất mua hàng, nhóm loại sản phẩm được ưu thích, … Từ đó, tất cả chúng ta sẽ kiến thiết xây dựng những kế hoạch quảng cáo, marketing mang lại hiệu quả tốt nhất .

Quản lý thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp xây dựng được tệp thông tin khách hàng giá trị. Áp dụng ngay cách thức quản lý thông tin khách hàng mà chúng tôi chia sẻ trên đây để cải thiện chất lượng hoạt động này nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị tăng trưởng ứng dụng FASTDO

• Địa chỉ:
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 5, toà S21T1, 83 Vũ Trọng Phụng, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 3, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0965 210 444
• Email: [email protected]
• Website: https://thoitrangredep.vn/

>>> ĐỌC THÊM:

Source: https://thoitrangredep.vn
Category: Thời Trang