Trang chủ / Kiến Thức / Mẹo quản lý thời gian để làm việc tốt hơn, sống nhiều hơn | Prudential Việt Nam

Mẹo quản lý thời gian để làm việc tốt hơn, sống nhiều hơn | Prudential Việt Nam

Thời gian chúng ta có đều như nhau, chỉ 24 giờ/ngày. Nhưng nếu bạn biết cách phân bổ và sử dụng thời gian hiệu quả thì chắc chắn năng suất làm việc sẽ cao hơn và bạn có thể sống tận hưởng nhiều hơn đấy. Hãy cùng Prudential khám phá 9 cách “hack” thời gian sau đây nhé!

1. Lập thời gian biểu rõ ràng

Mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn hãy lập sẵn “ to-do-list ” ( những việc cần hoàn thành xong ) cho ngày hôm sau. “ To-do-list ” sẽ nhắc bạn cần phải làm gì và nên phân chia thời gian như thế nào cho từng việc. Lần lượt triển khai xong những việc này sẽ giúp bạn từng bước đạt được những tiềm năng từ việc làm hằng ngày đến những kế hoạch trong tương lai đấy .

2. Sắp xếp công việc hàng ngày dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp

Bí quyết hack thời gian thành công xuất sắc chính là quyết định hành động phân chia thời gian sao cho hiệu quả dựa trên mức độ ưu tiên của việc làm. Bạn hoàn toàn có thể phân chia việc làm thành ba khuôn khổ để biết việc nào cần được ưu tiên :

  • Quan trọng và khẩn cấp – đây là những việc cần làm ngay; ví dụ như trả lời các email công việc ảnh hưởng đến tiến độ dự án, hay làm báo cáo cho cuộc họp sắp tới với sếp.
  • Quan trọng, nhưng không khẩn cấp – những việc này có thể để dành vào buổi tối, sau giờ làm; ví dụ như đọc một chương sách chuyên ngành hay tập thể dục.
  • Không quan trọng, không khẩn cấp – thường là những việc giải trí, không ảnh hưởng lớn đến chặng đường phát triển cá nhân và sự nghiệp của bạn; ví dụ như xem bộ phim mới ra, nghiên cứu mua điện thoại mới.

 

3. Thực hiện những việc quan trọng nhất vào buổi sáng

Buổi sáng thường là khi chúng ta nhiều năng lượng nhất, đầu óc minh mẫn nhất, tinh thần sảng khoái nhất, nên hãy dành những giờ đầu tiên trong ngày để hoàn thành các công việc quan trọng nhằm đạt kết quả tốt nhất. Các công việc bạn nên làm vào buổi sáng là sắp xếp các cuộc họp thảo luận ý tưởng với đồng nghiệp, đàm phán hay thỏa thuận với đối tác, lên ngân sách dự trù cho dự án sắp tới…

4. Tìm ra khung “giờ vàng” của bản thân

Mỗi người sẽ có một khung thời gian thao tác hiệu quả hơn hẳn những khung giờ khác. Có người tập trung chuyên sâu tốt nhất vào buổi sáng, có người là tầm 3-4 giờ chiều ; lại có người thấy mình tỉnh táo nhất khi thao tác vào giờ ăn trưa trong văn phòng yên tĩnh. Hãy quan sát hiệu quả thao tác của bản thân vào từng khung giờ khác nhau trong ngày để tìm ra “ giờ vàng ” của mình. Sau đó bạn hãy nỗ lực sắp xếp làm những việc cần sự tập trung chuyên sâu, tỉnh táo, phát minh sáng tạo nhất vào khung giờ này .

5. Không dành dù chỉ 1 phút để đọc thông báo từ mạng xã hội

Lúc thao tác thì nên tắt mạng xã hội ( trừ khi đó là một phần của việc làm ). Chuyện kiểm tra những like, comment mới từ bè bạn chỉ mang tính vui chơi thôi, không quan trọng, cũng chẳng gấp gáp, nên hãy chỉ làm khi rảnh. Bạn sẽ không thể nào tập trung chuyên sâu thao tác khi mà Facebook, Instagram liên tục gửi thông tin mời gọi sự chú ý quan tâm của bạn .

6. Lên lịch trả lời email

Việc trả lời email ngay tức khắc sẽ khiến bạn mất tập trung làm các bản báo cáo, nghĩ ý tưởng. Mỗi ngày làm việc, bạn chỉ nên kiểm tra và trả lời email khoảng 4-6 lần. Bạn có thể đặt ra thời gian trả lời mail cố định (9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc trả lời email mỗi hai tiếng một lần. Sau khi bạn giải quyết xong các email đó, hãy thoát khỏi hộp thư để không bị email mới làm phiền trong lúc tập trung làm các việc khác. Nếu đồng nghiệp hay đối tác có việc gấp cần sự hỗ trợ của bạn thì họ sẽ nhắn tin, gọi điện thoại ngay thôi.

7. Tập thể dục hoặc thiền

Tập thể dục hay thiền không chỉ tốt cho sức khoẻ và trí não, mà còn là cách để bạn tăng năng lực tập trung chuyên sâu của mình. Nếu hoàn toàn có thể thì bạn nên sắp xếp rèn luyện vào buổi sáng để khởi động ngày mới. Còn nếu thời gian biểu không được cho phép, bạn hoàn toàn có thể tập vào chiều tối và cuối tuần. Mỗi lần tập chỉ cần khoảng chừng 30 phút thôi là đủ có ích rồi .

8. Tìm kiếm nguồn cảm hứng khi “bí” ý tưởng

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, cứ mỗi 52 phút tập trung thì bạn nên nghỉ ngơi khoảng 17 phút. Tất nhiên, trong thực tế thì chẳng phải ai cũng có thể thảnh thơi và tự do như vậy, nhưng bạn vẫn nên sắp xếp để xả hơi một quãng ngắn sau khi hoàn thành một phần nhỏ công việc. Cơ thể và trí não chúng ta giống như một cái máy, nếu bạn cứ làm việc hoài hoài không ngơi nghỉ thì sẽ giảm năng suất.

Khi cảm thấy đầu óc trống trơn, thay vì ép bản thân phải liên tục, bạn nên dành 10 đến 15 phút nghe nhạc thư giãn giải trí, đọc vài trang sách, hoặc lên YouTube tìm kiếm những video về đề tài tương quan đến việc làm hoặc sở trường thích nghi để tìm cảm hứng. Những khoảng thời gian ngắn nghỉ ngơi này sẽ kích thích trí phát minh sáng tạo của bạn, giúp tăng hiệu quả việc làm .

9. Sắp xếp gọn gàng góc làm việc

Nhiều điều tra và nghiên cứu đã chỉ ra rằng một bàn thao tác bộn bề sẽ dễ làm cho tất cả chúng ta xao nhãng, mất tập trung chuyên sâu. Và khi mất tập trung chuyên sâu thì tất cả chúng ta sẽ tiêu tốn nhiều thời gian hơn để hoàn thành xong một việc làm, hoặc tệ hơn là tất cả chúng ta sẽ không hề làm xong việc. Vì vậy, hãy xắn tay áo lên và sắp xếp lại góc thao tác của bạn. Dọn dẹp những ngăn kéo, xem món đồ hay sách vở nào không thiết yếu thì huỷ đi. Phân loại những tập hồ sơ và cất gọn vào tủ. Dọn trống mặt bàn và thanh lý ngay những món đồ trang trí rườm rà không thiết yếu .
Tham khảo cách sắp xếp bàn thao tác từ “ phù thủy dọn nhà ” Marie Kondo để có góc thao tác hiệu quả hơn tại đây .

Bài viết liên quan