Quy định cách hạch toán, xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng, cách hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền như quà tết, trung thu… cho nhân viên & cách ghi chi phí được trừ.
Mục lục
I. Hàng cho biếu tặng nhân viên có phải lập, xuất hóa đơn?
1. Hàng cho biếu tặng có phải xuất hóa đơn không?
Căn cứ pháp lý pháp luật về hàng biếu tặng, đơn cử như sau :
- Trích Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hay trả thay lương cho người lao động …”;
- Trích Khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá và dịch vụ cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng”.
Theo đó, hoàn toàn có thể Kết luận rằng : Hàng hóa dịch vụ cho biếu tặng nhân viên cấp dưới sẽ phải lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị ngày càng tăng như những trường hợp thường thì .
2. Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên
Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng không thu tiền được lao lý như sau :
- Phần thông tin người mua: Ghi tên của doanh nghiệp;
- Phần hình thức thanh toán: Vì hàng cho biếu tặng không thu tiền nên không thể hiện là TM/CK;
- Phần nội dung “Tên hàng hóa dịch vụ”: Ghi thêm dòng chữ “Hàng tặng không thu tiền” để lấy đó làm căn cứ hạch toán vào chi phí;
- Phần đơn giá: Là giá của hàng hóa dịch vụ tại thời điểm phát sinh;
- Phần thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán sẽ ghi nhận như hóa đơn thông thường.
Tham khảo: Thông tư 78 và Nghị định 123 quy định về hóa đơn điện tử.
II. Cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên
1. Trường hợp hàng cho biếu tặng ngay cho nhân viên không qua kho
Nợ 642 – giá thành quản trị doanh nghiệp
Nợ 133 ( nếu có ) – Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng nhà nước, phải trả cho người bán
Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra
Ví dụ:
Công ABC mua trực tiếp quà lưu niệm tặng nhân viên cấp dưới nhân ngày kỷ niệm xây dựng công ty với giá trị tính thuế trên hóa đơn là 20.000.000 đ, Hóa Đơn đỏ VAT là 2.000.000 đ đã được giao dịch thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng nhà nước .
➜ Khi đó, sản phẩm & hàng hóa sẽ được hạch toán như sau :
Nợ TK 642: 20.000.000đ
Nợ TK 133: 2.000.000đ
Có TK 112 : 22.000.000 đ
2. Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó xuất để cho biếu tặng nhân viên
Nợ 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
Nợ 133 ( nếu có ) – Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng nhà nước, phải trả cho người bán
Nợ 642 – giá thành quản trị Doanh Nghiệp
Có 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra
Ví dụ:
Công DEF nhập kho 1 lô bánh trung thu để biếu tặng nhân viên cấp dưới nhân ngày tết trung thu với giá trị tính thuế trên hóa đơn là 30.000.000 đ, Hóa Đơn đỏ VAT là 3.000.000 đ, chưa giao dịch thanh toán cho bên phân phối .
Khi đó, sẽ hạch toán sản phẩm & hàng hóa như sau :
➜ Khi mua hàng về :
Nợ TK 156 : 30.000.000 đ
Nợ TK 1331 : 3.000.000 đ
Có TK 331 : 33.000.000 đ
➜ Khi xuất cho biếu tặng :
Nợ TK 642 : 33.000.000
Có TK 156 : 30.000.000 đ
Có TK 3331: 3.000.000đ
3. Trường hợp hàng cho biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi
Nợ 353 – Quỹ khen thưởng và phúc lợi
Có 5111 – Doanh thu bán hàng và phân phối dịch vụ
Có 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Nợ 632 – Giá vốn hàng bán
Có 152, 153, 155, 156 – Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, sản phẩm & hàng hóa
Tham khảo: Cách hạch toán TK 331 – Phải trả người bán.
III. Chi phí quà tặng cho nhân viên làm sao để được ghi nhận là chi phí được trừ?
Theo quy định, các khoản chi có tính chất phúc lợi sẽ được tính vào chi phí được trừ khi đủ điều kiện tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC:
“Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định;
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa và dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
1. Đối với chi phí quà tặng tết nguyên đán cho nhân viên
Các chứng từ doanh nghiệp cần có để đưa ngân sách mua quà tết biếu tặng nhân viên cấp dưới vào ngân sách hài hòa và hợp lý như sau :
- Có hợp đồng mua bán (nếu có);
- Có hóa đơn mua quà tặng;
- Có chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi);
- Có hoá đơn đầu ra (doanh nghiệp xuất);
- Danh sách nhân viên được nhận quà và được ký xác nhận;
- Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên;
- Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên… tại doanh nghiệp.
2. Đối với chi phí quà biếu tặng là bánh trung thu
Doanh nghiệp cũng sẵn sàng chuẩn bị chứng từ, hồ sơ tương tự như như quà tặng tết nguyên đán để những khoản chi quà tặng là bánh trung thu được ghi nhận là ngân sách được trừ ;
Trích Điều 4 Thông tư 96/2015 / TT-BTC sửa đổi, bổ trợ Điều 6, Thông tư 78/2014 / TT-BTC có lao lý về những khoản chi được trừ như sau :
“ Khoản chi có đặc thù phúc lợi cho người lao động như : Chi đám hiếu, hỷ của người lao động ; chi nghỉ mát, chi tương hỗ điều trị ; chi tương hỗ bổ trợ kỹ năng và kiến thức ; chi tương hỗ mái ấm gia đình người lao động bị tác động ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn đáng tiếc, ốm đau ; chi khen thưởng ; chi tương hỗ ngân sách đi lại ; chi bảo hiểm tai nạn thương tâm, bảo hiểm sức khỏe thể chất, bảo hiểm tự nguyện và những khoản chi có đặc thù phúc lợi khác. Tổng số chi có đặc thù phúc lợi nêu trên không quá 1 tháng lương trung bình trong thực tiễn triển khai trong năm tính thuế của doanh nghiệp. ”
Ví dụ:
Công ty XYZ có mua sản phẩm & hàng hóa để làm quà tặng trung thu, quà tết cho nhân viên cấp dưới trong công ty với :
– Tổng chi phí cho từng cá thể là 2.000.000 đồng ;
– Tổng thu nhập trong năm của cá thể là 100.000.000 đồng / năm ;
– Số tháng thao tác thực tiễn trong 1 năm là 12 tháng .
➜ Như vậy, ta có mức lương bình quân 1 tháng là 8.333.333 đồng/tháng.
➜ Xét thấy khoản chi quà tặng 2.000.0000đ nhỏ hơn mức lương bình quân của cá nhân theo tháng 8.333.333 đồng. Chi phí này là được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, công ty sẽ phải lập hóa đơn giá trị gia tăng như hóa đơn bán hàng hóa thông thường.
3. Đối với chi phí quà biếu tặng 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật cho nhân viên
Điều kiện được ghi nhận là ngân sách được trừ của những khoản biếu tặng cho nhân viên cấp dưới trong trường hợp này cũng tựa như như 2 trường hợp đã nêu trên .
Tuy nhiên so với mua sản phẩm & hàng hóa làm quà tặng tặng nhân viên cấp dưới nhân ngày 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật có giá trị dưới 200.000 đồng / người thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể tổng hợp và lập chung thành một hóa đơn. ( Theo Nghị quyết 119 / 2018 / NĐ-CP ) .
IV. Các câu hỏi thường gặp về hàng cho biếu tặng nhân viên
1. Doanh nghiệp đã lập hóa đơn bán hàng cho hàng biếu tặng nhân viên, vậy công ty có được sử dụng hóa đơn này để khấu trừ thuế giá trị gia tăng không?
Trường hợp nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng người tiêu dùng chịu thuế giá trị ngày càng tăng theo Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015 / TT-BTC thì được khấu trừ thuế GTGT nguồn vào, ngược lại nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng người tiêu dùng không chịu thuế GTGT thì không được khấu trừ .
2. Các khoản chi du lịch nghỉ mát hàng năm, tiệc tất niên, khám sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên… công ty có cần lập hóa đơn đầu ra không?
Trường hợp này doanh nghiệp sẽ không lập hóa đơn đầu ra, mà ghi nhận trực tiếp những khoản ngân sách trên vào ngân sách của doanh nghiệp trải qua hóa đơn nguồn vào và chứng từ giao dịch thanh toán .
3. Trước đây công ty đã tặng quà cho nhân viên nhưng chưa lập hóa đơn thì xử lý như thế nào?
Công ty sẽ triển khai lập hóa đơn bổ trợ theo pháp luật ( Công văn 9648 / CT-TTHT ngày 26/10/2015 của Cục thuế TP. Hồ Chí Minh ) .
4. Quà cho biếu tặng nhân viên có bị khống chế mức chi phí không?
Các khoản chi quà biếu tặng nhân viên mang tính chất phúc lợi của doanh nghiệp trong 1 năm không được quá 1 tháng lương bình quân thực tế của cá nhân đó tại doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
5. Có phải ghi nhận doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với quà cho biếu tặng nhân viên hay không?
Không ghi nhận lệch giá để tính thuế TNDN so với sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ để cho biếu tặng nhân viên cấp dưới theo Thông tư số 78/2014 / TT-BTC ngày 18/06/2014 về thuế TNDN .
Ngọc Linh – Phòng Kế toán Anpha
Source: https://thoitrangredep.vn
Category: Quà tặng
